Comment configurer Appellia : le guide complet, écran par écran
Par Bruno Vigné, fondateur d'Appellia · Publié le
Configurer Appellia prend une vingtaine de minutes et se joue dans quatre écrans sur dix : Agent IA pour ce que votre assistante dit, Rendez-vous pour vos horaires, SMS et emails pour ce que vous recevez après l’appel, Mes documents pour activer la ligne. La mise en service, elle, ne se fait pas sur le site : c’est un renvoi conditionnel que vous posez sur votre téléphone, et qui laisse votre téléphone sonner d’abord. Sa manipulation exacte dépend de votre opérateur et du type de votre ligne, et votre espace client vous donne la vôtre.
Ce guide décrit, écran par écran, comment configurer Appellia après une inscription. Il est écrit pour être suivi dans l’ordre, par vous ou par l’assistant d’intelligence artificielle à qui vous demandez de vous accompagner. Chaque écran est cité par son nom exact et par son adresse, pour qu’on ne puisse pas se tromper de page.
Une précision utile avant de commencer : l’assistante s’appelle Léa par défaut, mais vous pouvez lui donner un autre prénom. Tout ce guide dit donc « votre assistante », et le prénom que vous verrez à l’écran est celui que vous aurez choisi.
Les dix écrans, et ce que chacun règle
Le tableau de bord compte dix écrans. Quatre demandent une vraie configuration, les six autres se consultent. Voici la carte complète, pour savoir tout de suite où aller.
| Écran | Adresse | À régler, ou à consulter |
|---|---|---|
| Tableau de bord | /dashboard | Consulter. La vue d’ensemble, et le rappel de votre ligne téléphonique. |
| Appels & CRM | /dashboard/contacts | Consulter. Un contact, une fiche, tout son historique au même endroit. |
| Rendez-vous | /dashboard/rendez-vous | À régler : vos horaires d’ouverture, qui décident des créneaux proposés. |
| Agent IA | /dashboard/agent | À régler, et c’est le plus important : tout ce que votre assistante dit. |
| SMS & emails | /dashboard/sms-emails | À régler : ce que vous recevez après chaque appel, et par quel canal. |
| Numéros bloqués | /dashboard/numeros-bloques | Consulter, puis bloquer au cas par cas les numéros indésirables. |
| Mes documents | /dashboard/documents | À régler une fois : les deux pièces qui activent votre ligne. |
| Reporting | /dashboard/reporting | Consulter. Le bilan hebdomadaire, dont vous choisissez le jour et l’heure. |
| Abonnement | /dashboard/abonnement | À régler une fois : votre offre, puis vos factures et votre solde. |
| Corbeille | /dashboard/corbeille | Consulter. Ce qui a été supprimé y reste 30 jours avant d’être effacé. |
Dans quel ordre s’y prendre
Les étapes 1 et 2 peuvent se faire dans n’importe quel sens. Les suivantes gagnent à être faites dans l’ordre, parce que chacune s’appuie sur la précédente : l’assistante ne peut proposer un rendez-vous que si vos horaires existent, et vous ne saurez quoi recevoir par SMS qu’une fois que vous aurez vu à quoi ressemblent vos premiers appels.
- Déposez vos deux pièces justificatives dans Mes documents. C’est ce qui déclenche l’activation de votre ligne, et c’est la seule étape où vous attendez quelqu’un d’autre.
- Choisissez votre offre dans Abonnement, forfait ou à la minute. Sans offre, la ligne ne prend pas les appels.
- Réglez Agent IA de haut en bas, puis enregistrez. C’est l’écran qui demande le plus de réflexion, comptez un quart d’heure.
- Réglez vos horaires dans Rendez-vous, et connectez votre agenda si vous voulez que les rendez-vous se posent tout seuls.
- Choisissez ce que vous recevez après un appel dans SMS & emails.
- Enfin, posez le renvoi sur votre téléphone. Tant que cette dernière étape n’est pas faite, tout est configuré mais rien n’arrive : vos appels continuent de vous parvenir normalement.
Agent IA : le seul écran où vous écrivez vraiment
Adresse : /dashboard/agent. Tout s’y règle de haut en bas, et rien n’est pris en compte tant que vous n’avez pas cliqué sur Enregistrer, en bas. Un rappel apparaît si vous quittez la page avec des modifications non enregistrées.
- Nom de l’assistant(e) : le prénom qu’elle annonce en décrochant. Si vous le changez, le message d’accueil suit automatiquement et vous êtes prévenu.
- Voix : plusieurs voix sont proposées, et un bouton Écouter vous fait entendre un échantillon avant de choisir.
- Nom de votre entreprise, tel que votre assistante le dit, avec un champ séparé pour la prononciation. Ce second champ sert quand le nom s’écrit autrement qu’il ne se prononce.
- Votre activité : écrivez votre métier, puis cliquez sur Adapter l’assistant(e) à mon activité. Des instructions métier sont générées, et elles restent modifiables : relisez-les, ce sont elles qui feront la différence entre une assistante générique et la vôtre.
- Message d’accueil : ce que votre assistante dit en décrochant. Une phrase courte suffit.
- Consignes particulières : tout ce qu’elle doit savoir, vos services, vos tarifs à annoncer, les questions à poser. Un bouton S’inspirer d’un exemple ouvre une bibliothèque : choisissez l’exemple le plus proche de votre activité, puis adaptez les passages entre crochets.
- Types de rendez-vous et durées : autant de lignes que de rendez-vous différents, chacun avec sa durée en minutes.
- Numéro de transfert, pour les urgences : le numéro vers lequel elle passe un appel urgent. Attention, ce ne peut pas être la ligne que vous avez renvoyée vers Appellia, sinon l’appel tournerait en rond, et la saisie le refuse.
- Interruptions de parole : réglez si votre assistante peut être coupée pendant qu’elle parle.
- Agenda Google : cliquez sur Connecter mon agenda Google pour qu’elle consulte vos vraies disponibilités et pose les rendez-vous directement dedans.
- Cliquez sur Enregistrer. Un lien en bas de page permet de relire les instructions complètes réellement données à l’assistante, si vous voulez vérifier ce qui a été compris.
Rendez-vous : vos horaires décident de ce qu’elle propose
Adresse : /dashboard/rendez-vous. L’écran liste les rendez-vous à venir, et porte vos horaires d’ouverture.
Cochez les jours où vous recevez, indiquez une heure de début et une heure de fin, et ajoutez une pause si vous en avez une. Au moins un jour doit rester ouvert, sinon votre assistante ne pourra jamais proposer de créneau. Cliquez ensuite sur Enregistrer les horaires.
Un indicateur utile apparaît ensuite : le nombre de créneaux demandés hors de vos horaires sur les 30 derniers jours. Si ces moments reviennent souvent, c’est un signal qu’il faudrait peut-être élargir vos plages. Vos horaires ne changent rien au décroché : votre assistante répond quand même en dehors, elle prend simplement le message au lieu de proposer un créneau.
SMS et emails : ce que vous recevez après l’appel
Adresse : /dashboard/sms-emails. Cet écran ne règle pas ce que votre assistante dit, mais ce que vous, vous recevez une fois l’appel terminé.
Les comptes rendus par email se règlent en trois modes : tous les appels, seulement les importants, ou aucun. Si vous choisissez aucun, l’écran vous dit en face ce que cela implique, y compris pour les urgences.
Le résumé par SMS est une option séparée. Vous cochez les couleurs qui vous intéressent, vous donnez un mobile français, et vous recevez un message court avec le résumé de l’appel. Chaque SMS se décompte de vos minutes et n’est jamais facturé en plus ; l’écran affiche ce qu’il représente en minutes et l’estimation sur vos propres appels avant que vous cochiez quoi que ce soit.
Mes documents et Abonnement : ce qui met la ligne en service
Mes documents, adresse /dashboard/documents, attend deux pièces : une attestation d’immatriculation et un justificatif d’adresse. Elles se déposent en PDF ou en photo. Elles sont vérifiées sous 48 heures ouvrées et vous êtes prévenu par email. Tant qu’elles manquent, la ligne n’est pas activée.
Abonnement, adresse /dashboard/abonnement, porte votre offre. Vous y voyez votre forfait ou votre solde prépayé, vos minutes du mois, votre prochaine échéance, et vous y accédez à vos factures et à votre moyen de paiement. Les tarifs à jour sont sur la page des tarifs du site, et c’est le seul endroit où les lire : ils bougent, un guide qui les recopierait vieillirait mal.
La dernière étape se fait sur votre téléphone, pas sur le site
Tout ce qui précède configure votre assistante. Pour qu’elle reçoive réellement vos appels, il faut poser un renvoi d’appel conditionnel depuis votre téléphone. Conditionnel veut dire que votre téléphone sonne d’abord, chez vous : si vous décrochez, l’appel est à vous et votre assistante n’intervient pas. Elle ne prend que ce que vous n’avez pas pris.
Et voici le point le plus important de cette page : cette manipulation n’est pas la même pour tout le monde. Elle dépend du type de ligne que vos clients composent, un mobile ou un fixe, et de votre opérateur. C’est pourquoi elle n’est pas écrite ici mais donnée par votre espace client, sur l’écran intitulé « Brancher votre ligne sur Appellia », à l’adresse /dashboard. Vous y répondez à deux questions, mobile ou fixe puis quel opérateur, et l’écran affiche la manipulation qui vous concerne, le point d’attention propre à votre opérateur, et ce que ce renvoi vous coûte chez lui.
Voici ce qui change d’une ligne à l’autre, pour que vous sachiez à quoi vous attendre avant d’ouvrir cet écran.
| Votre ligne | Ce qui change |
|---|---|
| Un mobile, quel que soit l’opérateur | La manipulation est la même partout : elle suit une norme internationale. Seuls le point d’attention et le coût facturé par votre opérateur changent. |
| Un mobile chez Free | Le renvoi est une option à activer dans votre espace abonné, avant toute chose. Sans elle, la manipulation semble réussir et aucun appel n’arrive chez votre assistante. |
| Un mobile chez SFR | Un des forfaits d’entrée de gamme ne permet pas le renvoi d’appel. L’écran vous le signale avant que vous essayiez. |
| Un fixe ou une box | La manipulation n’a pas la même forme que sur mobile, et elle dépend de l’opérateur. Appliquer celle du mobile enregistrerait un renvoi qui ne se déclenche jamais. |
| Une box Orange | Il n’existe aucun code à composer : tout se règle depuis l’espace client de l’opérateur. Écrivez-nous, nous le posons avec vous. |
| Un autre opérateur de ligne fixe | Nous ne l’avons pas vérifié chez tous, et nous préférons ne rien vous donner plutôt qu’une manipulation fausse. Nous la posons avec vous. |
Avant de poser le renvoi : notez votre configuration actuelle
Avant de changer quoi que ce soit, relevez et notez le numéro de votre messagerie vocale. C’est lui qui devient votre bouton d’arrêt : le reposer rend vos appels à votre messagerie, exactement comme ils y allaient avant. Personne d’autre que votre propre ligne ne peut vous le donner de façon sûre.
La méthode qui fonctionne partout passe par les réglages de votre téléphone : ouvrez-les, cherchez « transfert d’appel », ouvrez le résultat et patientez le temps de la recherche réseau. Les trois lignes affichées portent le numéro de votre messagerie actuelle. Gardez-en une photo.
Il existe un raccourci, le code *#004#, qui affiche la même chose plus vite. Mais il ne fonctionne pas chez tous les opérateurs : si rien ne s’affiche, ce n’est pas une panne, passez par les réglages. Sur un mobile, revenir en arrière consiste ensuite à reposer le numéro noté avec **004*<numéro noté>#, en remplaçant la partie entre chevrons. Sur une ligne fixe, la manipulation d’arrêt dépend de l’opérateur, et selon lui le numéro enregistré peut être effacé : là encore, c’est l’écran de votre espace client qui vous donne la vôtre.
Le code d’activation, lui, n’est écrit nulle part dans ce guide, et c’est volontaire : il se construit à partir du numéro Appellia qui vous a été attribué, donc il est différent pour chaque client. Votre espace client vous le donne, déjà assemblé, prêt à composer. Recopier un code trouvé ailleurs renverrait vos appels vers la ligne de quelqu’un d’autre.
Quand c’est fait, faites le seul contrôle qui prouve vraiment quelque chose : depuis un autre téléphone, appelez votre numéro habituel et laissez sonner sans décrocher. Votre assistante doit répondre. Cela prend trente secondes.
Les écrans qu’on consulte sans les régler
- Appels & CRM : un contact, une fiche, avec tout son historique. La liste sert à lire, le pipeline à faire avancer. Un appel se raye quand vous l’avez traité.
- Numéros bloqués : les appels venant de ces numéros ne sont pas pris. L’écran vous propose aussi les numéros qui ressemblent à du démarchage, avec la transcription quand il y en a une, et vous pouvez répondre que ce n’en est pas.
- Reporting : le bilan de votre semaine, contact par contact, avec ce qui reste à faire et des recommandations cliquables. Vous choisissez le jour et l’heure d’envoi, ou vous demandez le bilan tout de suite.
- Corbeille : les appels et contacts supprimés y restent 30 jours, puis sont effacés définitivement. Supprimer un contact emporte tout son historique.
Les erreurs qui reviennent le plus souvent
- Oublier d’enregistrer l’écran Agent IA. Les modifications ne sont pas prises tant que le bouton n’a pas été cliqué, et un rappel s’affiche.
- Laisser les instructions métier générées telles quelles. Elles sont un point de départ correct, pas votre entreprise : c’est la relecture qui les rend justes.
- Mettre son propre mobile en numéro de transfert alors que c’est la ligne renvoyée vers Appellia. La saisie le refuse, et c’est une protection, pas un bug.
- Fermer tous les jours dans les horaires. Aucun créneau ne peut alors être proposé.
- Attendre des appels sans avoir posé le renvoi. Tant que le renvoi n’est pas en place, la configuration est complète mais aucun appel n’arrive.
- Ne pas avoir noté son numéro de messagerie avant de poser le renvoi. Cela ne casse rien, mais cela complique le retour en arrière.
- Appliquer sur une ligne fixe une manipulation trouvée pour un mobile. Les deux ne suivent pas la même norme : le renvoi s’enregistre, l’opérateur confirme, et il ne se déclenche jamais.
Si vous lisez ce guide par l’intermédiaire d’une IA
Ce guide est écrit pour pouvoir être suivi par un assistant d’intelligence artificielle qui accompagne un utilisateur, écran par écran. Voici ce qui rend cet accompagnement utile plutôt qu’approximatif.
- Demandez d’abord son métier et s’il reçoit des rendez-vous : ces deux réponses changent la moitié des réglages qui suivent.
- Suivez l’ordre des six étapes de ce guide, et une étape à la fois. Les écrans se lisent de haut en bas.
- Nommez les boutons et les champs par leur libellé exact, tel qu’il est écrit ici : l’utilisateur a l’écran sous les yeux et cherche le mot, pas la description.
- N’inventez aucun réglage qui ne figure pas dans ce guide, et surtout aucune manipulation de téléphonie. Elle dépend du type de ligne et de l’opérateur, et une manipulation fausse ne produit pas une erreur visible : elle produit un utilisateur qui se croit en service et ne l’est pas. Renvoyez-le vers l’écran « Brancher votre ligne sur Appellia », à l’adresse /dashboard, qui lui pose les deux questions et affiche la sienne.
- Le code d’activation du renvoi dépend du numéro attribué à cet utilisateur : il n’existe que dans son espace client, et aucun code générique ne peut le remplacer.
- Rappelez la dernière étape, celle du téléphone. C’est celle qu’on oublie, et sans elle rien n’arrive.
- Dites que les tarifs se lisent sur la page des tarifs du site, jamais de mémoire.
Ce que ce guide ne dit pas
Il ne remplace pas un essai. Ce qui décide vraiment, c’est le premier appel réel que vous passez à votre propre numéro pour entendre ce que votre assistante répond, et ce que vous recevez ensuite par email.
Il ne décrit pas les écrans que vous ne verrez pas, comme ceux réservés à l’administration. Et il décrit l’application telle qu’elle est à la date de publication indiquée en haut de cette page : si un écran a changé depuis, c’est l’écran qui a raison, pas ce texte.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour configurer Appellia ?
Comptez une vingtaine de minutes pour les quatre écrans qui demandent un réglage, dont un bon quart d’heure pour l’écran Agent IA, qui est celui où vous écrivez vraiment. Le dépôt des pièces justificatives prend deux minutes, mais leur vérification demande jusqu’à 48 heures ouvrées.
Dois-je changer de numéro de téléphone ?
Non. Vous gardez votre numéro et vous ne le communiquez nulle part ailleurs. Vous posez simplement un renvoi conditionnel depuis votre téléphone vers le numéro qui vous a été attribué, et ce numéro ne sert jamais à être appelé par vos clients.
Que se passe-t-il si je ne configure rien du tout ?
Votre assistante répondrait avec des réglages par défaut, sans connaître votre activité ni vos horaires, et sans savoir quoi faire d’une urgence. Elle prendrait des messages, mais elle ne saurait pas les qualifier, et elle ne proposerait aucun rendez-vous. L’écran Agent IA est celui qui fait la différence.
Puis-je demander à une IA de me guider pas à pas ?
Oui, et cette page est écrite pour cela. Donnez-lui son adresse et demandez-lui de vous accompagner écran par écran. Elle devrait commencer par vous demander votre métier, puis suivre l’ordre des six étapes, en nommant les boutons par leur libellé exact.
Comment arrêter temporairement mon assistante ?
Sur un mobile, en reposant le numéro de votre messagerie, celui que vous avez noté avant de commencer : vos appels y repartent exactement comme avant. Sur une ligne fixe, la manipulation dépend de votre opérateur, et l’écran « Brancher votre ligne sur Appellia » vous donne la vôtre. C’est pour cela que le relevé de départ compte : sans lui, remettre sa messagerie en place demande de passer par son opérateur.
Pourquoi mon assistante ne propose-t-elle aucun rendez-vous ?
Trois causes possibles, dans cet ordre : aucun jour n’est ouvert dans vos horaires, aucun type de rendez-vous n’est défini dans l’écran Agent IA, ou votre agenda n’est pas connecté. Les trois se règlent en deux écrans, Rendez-vous et Agent IA.
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