Renvoi d'appel vers une assistante ou un secrétariat : conditionnel, jamais inconditionnel

Les quatre sortes de renvoi d'appel

Pourquoi jamais l'inconditionnel

Le renvoi inconditionnel envoie tous vos appels ailleurs, sans que votre téléphone sonne. C'est celui que beaucoup de télésecrétariats font poser, parce qu'il est simple : tout arrive chez eux. Pour vous, il a trois défauts. Vous n'entendez plus votre téléphone : un client que vous auriez pris en une seconde passe par un tiers. Vous perdez la main : pour reprendre vos appels, il faut retirer le renvoi, avec un code, à chaque fois. Et si le service transfère certains appels vers votre mobile, celui-ci les renvoie aussitôt vers le service, qui les renvoie vers vous : une boucle, que le réseau finit par casser.

Le renvoi conditionnel n'a aucun de ces défauts. Votre téléphone sonne d'abord. Décrocher est l'interrupteur : si vous répondez, l'appel ne part nulle part, et personne d'autre n'intervient. Vous n'avez rien à activer en partant sur un chantier, rien à désactiver en rentrant.

Pourquoi les trois conditionnels, et pas seulement la non-réponse

Le renvoi sur non-réponse est le plus connu, et il ne suffit pas : il suppose que votre téléphone sonne. Éteint, en mode avion, sans réseau dans une cave ou un local technique, votre téléphone reste muet, et l'appel file directement vers la messagerie de l'opérateur, comme s'il n'y avait aucun renvoi. Précisément la nuit et sur les chantiers, là où une permanence sert le plus.

Il faut donc les trois : sur non-réponse, sur occupation et sur injoignabilité. Sur les mobiles français, ces trois renvois se posent d'un seul code, le même chez tous les opérateurs, parce qu'ils sont normalisés. Le code dépend du numéro vers lequel on renvoie : un service sérieux vous le donne tout prêt, avec le bon numéro dedans, et vous n'avez qu'à le composer une fois.

Le geste, en quatre étapes

1. Relever ce que fait votre ligne aujourd'hui, avant de toucher à quoi que ce soit. Le plus fiable est l'écran des réglages de votre téléphone (Téléphone, puis Renvoi d'appel) : il nomme chaque condition, si occupé, si pas de réponse, si injoignable, et affiche le numéro vers lequel chacune renvoie. Ce numéro est celui de votre messagerie : notez-le. Sur beaucoup de lignes, le code *#004# affiche le même état ; il ne fonctionne pas partout, l'écran des réglages, si.
2. Composer le code d'activation fourni par le service, avec le numéro de l'assistante ou du secrétariat dedans. Il enregistre les trois renvois conditionnels d'un coup et les active. Une confirmation s'affiche.
3. Vérifier : appelez votre ligne depuis un autre téléphone et ne décrochez pas. Vous devez entendre la voix du service. Refaites l'essai téléphone éteint.
4. Revenir en arrière, le jour où vous le voudrez : reposer le numéro de messagerie noté à l'étape 1, avec le même geste (**004*<numéro noté>#). Vous retrouvez exactement l'état d'avant. Si vous n'avez rien noté, votre opérateur peut vous redonner le numéro de votre messagerie : ne composez pas un numéro trouvé au hasard sur Internet.

Ce que le renvoi remplace : votre messagerie

C'est le point que les guides oublient de dire. Votre messagerie est elle-même un renvoi conditionnel, posé par l'opérateur : quand vous ne répondez pas, l'appel part vers elle. Poser un renvoi vers une assistante prend sa place : les appels que vous ne prenez pas vont à l'assistante, et n'atteignent plus le répondeur. Ce n'est pas un défaut, c'est le but ; mais il faut le savoir avant, et c'est pour cela que l'étape 1 consiste à noter le numéro de la messagerie. Il est la clé du retour en arrière.

Sur une ligne fixe

Sur une ligne fixe, le renvoi se règle en général dans l'interface de votre box ou de votre opérateur, condition par condition, et non par un code composé sur le combiné. Les noms changent d'un opérateur à l'autre, le principe est le même : choisir les renvois conditionnels, jamais « tous les appels ». Une réserve : selon l'opérateur, le numéro de l'appelant n'est pas toujours transmis à travers le renvoi d'une ligne fixe, ce qui empêche le service de reconnaître un client qui rappelle. Sur mobile, il l'est.

Ce que ça coûte, et ce que ça ne change pas

Selon votre forfait, la partie renvoyée de l'appel peut être décomptée comme un appel émis depuis votre ligne : regardez la ligne « renvoi d'appel » de votre offre, ou demandez à votre opérateur, avant de poser un renvoi vers un numéro qui ne serait pas inclus.

Ce que le renvoi ne change pas : votre numéro, que vos clients continuent de composer et que vous continuez d'imprimer ; ce que voit l'appelant, rien, il compose comme d'habitude ; et le numéro de l'appelant, que le service reçoit tel quel sur mobile, ce qui permet de l'accueillir par son nom la fois suivante et d'écarter les démarcheurs déjà connus.

Comment Appellia se place

Appellia se branche exactement ainsi : par les trois renvois conditionnels, jamais l'inconditionnel. Votre espace vous donne le code d'activation avec le bon numéro dedans, vous demande d'abord de noter votre messagerie, et vous rend le geste de retour en arrière. Votre téléphone sonne d'abord ; décrocher reste l'interrupteur ; l'assistante ne prend que ce que vous laissez sonner, se présente comme une intelligence artificielle, et vous envoie un compte rendu après chaque appel. Le numéro qui reçoit vos appels renvoyés est une passerelle technique : il ne se communique jamais à un client, ne s'imprime nulle part, et vous ne changez pas de numéro.

Questions fréquentes

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