Comment configurer Appellia : le guide complet, écran par écran

Les dix écrans, et ce que chacun règle

Le tableau de bord compte dix écrans. Quatre demandent une vraie configuration, les six autres se consultent. Voici la carte complète, pour savoir tout de suite où aller.

Dans quel ordre s’y prendre

Les étapes 1 et 2 peuvent se faire dans n’importe quel sens. Les suivantes gagnent à être faites dans l’ordre, parce que chacune s’appuie sur la précédente : l’assistante ne peut proposer un rendez-vous que si vos horaires existent, et vous ne saurez quoi recevoir par SMS qu’une fois que vous aurez vu à quoi ressemblent vos premiers appels.

1. Déposez vos deux pièces justificatives dans Mes documents. C’est ce qui déclenche l’activation de votre ligne, et c’est la seule étape où vous attendez quelqu’un d’autre.
2. Choisissez votre offre dans Abonnement, forfait ou à la minute. Dès que votre entreprise est validée, un bandeau en haut de l’écran vous y invite : « Votre entreprise est validée : choisissez votre offre, votre numéro vous est attribué dans la foulée ». Si vous vous êtes inscrit par le bouton Essayer gratuitement, le bandeau vous propose plutôt d’activer votre essai. Sans offre, la ligne ne prend pas les appels.
3. Réglez Agent IA de haut en bas, puis enregistrez. Si vous avez un site, commencez par le panneau qui le lit : il remplit une bonne partie de l’écran à votre place. C’est l’écran qui demande le plus de réflexion, comptez un quart d’heure.
4. Réglez vos horaires dans Rendez-vous, et connectez votre agenda si vous voulez que les rendez-vous se posent tout seuls.
5. Choisissez ce que vous recevez après un appel dans SMS & emails.
6. Enfin, posez le renvoi sur votre téléphone. Tant que cette dernière étape n’est pas faite, tout est configuré mais rien n’arrive : vos appels continuent de vous parvenir normalement.

Agent IA : le seul écran où vous écrivez vraiment

Adresse : /dashboard/agent. Tout s’y règle de haut en bas, et rien n’est pris en compte tant que vous n’avez pas cliqué sur Enregistrer, en bas. Un rappel apparaît si vous quittez la page avec des modifications non enregistrées.

En haut de l’écran, un encadré intitulé « Où en est » suivi du prénom de votre assistante fait le point, capacité par capacité : ce qui est garanti, ce qui est prêt, et ce qui est limité. Pour chaque limite, il dit ce qu’elle fera à la place, et un lien Compléter vous amène au champ qui la lève. C’est la meilleure façon de savoir ce qu’il vous reste à régler, et l’encadré se met à jour pendant que vous remplissez l’écran.

1. Ce que votre assistante sait de votre entreprise : une seule carte, juste sous l’encadré « Où en est ». Écrivez votre activité en quelques mots, par exemple « Plombier à Dax », ajoutez l’adresse de votre site si vous en avez un, puis cliquez sur Préparer avec l’IA. En un clic, votre assistante lit jusqu’à quatre pages de votre site, rédige ce qu’elle doit demander à vos appelants selon votre métier, puis liste les rubriques qui manquent encore, ce qui peut prendre jusqu’à une minute. Elle vous propose le tout, bloc par bloc, chacun avec une case à cocher, et ce qui a été écarté est listé avec sa raison : un chiffre absent de votre site, une offre dont la date est passée, une consigne plutôt qu’une information. Cochez ce que vous gardez, cliquez sur Ajouter à ma fiche, remplacez chaque passage entre crochets par votre vraie réponse, puis cliquez sur Enregistrer : rien n’est enregistré avant.
2. La fiche elle-même : une seule case, Ce que votre assistante doit savoir. Écrivez-y comme à un nouveau collaborateur : vos prestations, les tarifs à annoncer, votre zone, ce qu’il faut demander. Elle s’en sert pour répondre, et nos règles de conduite (urgences, démarchage, confidentialité) restent les nôtres, quoi que vous y écriviez.
3. Nom de l’assistant(e) : le prénom qu’elle annonce en décrochant. Si vous le changez, le message d’accueil suit automatiquement et vous êtes prévenu.
4. Voix : plusieurs voix sont proposées, et un bouton Écouter vous fait entendre un échantillon avant de choisir.
5. Nom de votre entreprise, tel que votre assistante le dit, avec un champ séparé pour la prononciation. Ce second champ sert quand le nom s’écrit autrement qu’il ne se prononce.
6. Message d’accueil : ce que votre assistante dit en décrochant. Gardez-le court, un accueil long lasse les appelants. Si vous le laissez vide, elle dit « Bonjour, je suis Léa, l’assistante virtuelle de », suivi du nom de votre entreprise, puis « Je vous écoute ». Avec un autre prénom, elle se présente comme « l’IA de » votre entreprise. Trois exemples, Classique, Chaleureux et Direct, remplissent le champ d’un clic. L’annonce qu’il s’agit d’une intelligence artificielle est obligatoire : si votre texte ne la contient pas, elle est ajoutée automatiquement.
7. Types de rendez-vous et durées : autant de lignes que de rendez-vous différents, chacun avec sa durée en minutes.
8. Numéro de transfert, pour les urgences : le numéro vers lequel elle passe un appel urgent. Attention, ce ne peut pas être la ligne que vous avez renvoyée vers Appellia, sinon l’appel tournerait en rond, et la saisie le refuse.
9. Interruptions de parole : réglez si votre assistante peut être coupée pendant qu’elle parle.
10. Agenda Google : cliquez sur Connecter mon agenda Google pour qu’elle consulte vos vraies disponibilités et pose les rendez-vous directement dedans.
11. Cliquez sur Enregistrer. En bas de page, « Voir ce que votre assistant(e) sait de votre entreprise » montre ce que vous lui avez donné, sous la forme où elle le reçoit : le nom de l’entreprise, son prénom, sa première phrase (mention légale comprise), les horaires qu’elle annonce et vos informations. Nos règles de conduite s’y ajoutent, elles restent chez nous.

Rendez-vous : vos horaires décident de ce qu’elle propose

Adresse : /dashboard/rendez-vous. L’écran liste les rendez-vous à venir, et porte vos horaires d’ouverture.

Cochez les jours où vous recevez, indiquez une heure de début et une heure de fin, et ajoutez une pause si vous en avez une. Au moins un jour doit rester ouvert, sinon votre assistante ne pourra jamais proposer de créneau. Cliquez ensuite sur Enregistrer les horaires.

Un indicateur utile apparaît ensuite : le nombre de créneaux demandés hors de vos horaires sur les 30 derniers jours. Si ces moments reviennent souvent, c’est un signal qu’il faudrait peut-être élargir vos plages. Vos horaires ne changent rien au décroché : votre assistante répond quand même en dehors, elle prend simplement le message au lieu de proposer un créneau.

SMS et emails : ce que vous recevez après l’appel

Adresse : /dashboard/sms-emails. Cet écran ne règle pas ce que votre assistante dit, mais ce que vous, vous recevez une fois l’appel terminé.

Les comptes rendus par email se règlent en trois modes : tous les appels, seulement les importants, ou aucun. Si vous choisissez aucun, l’écran vous dit en face ce que cela implique, y compris pour les urgences.

Le résumé par SMS est une option séparée. Vous cochez les couleurs qui vous intéressent, vous donnez un mobile français, et vous recevez un message court avec le résumé de l’appel. Chaque SMS se décompte de vos minutes et n’est jamais facturé en plus ; l’écran affiche ce qu’il représente en minutes et l’estimation sur vos propres appels avant que vous cochiez quoi que ce soit.

Mes documents et Abonnement : ce qui met la ligne en service

Mes documents, adresse /dashboard/documents, attend deux pièces : une attestation d’immatriculation et un justificatif d’adresse. Elles se déposent en PDF ou en photo. Elles sont vérifiées sous 48 heures ouvrées et vous êtes prévenu par email. Tant qu’elles manquent, la ligne n’est pas activée.

Abonnement, adresse /dashboard/abonnement, porte votre offre. Vous y voyez votre forfait ou votre solde prépayé, vos minutes du mois, votre prochaine échéance, et vous y accédez à vos factures et à votre moyen de paiement. Les tarifs à jour sont sur la page des tarifs du site, et c’est le seul endroit où les lire : ils bougent, un guide qui les recopierait vieillirait mal.

Votre numéro vous est attribué dès que vous avez choisi votre offre, et un email vous l’annonce. À la minute, un solde à zéro s’affiche sous le titre « Aucun crédit disponible » : tant qu’il n’est pas rechargé, les appels ne sont pas pris, et une recharge remet la ligne en service immédiatement.

La dernière étape se fait sur votre téléphone, pas sur le site

Tout ce qui précède configure votre assistante. Pour qu’elle reçoive réellement vos appels, il faut poser un renvoi d’appel conditionnel sur votre ligne, depuis l’écran « Brancher votre ligne » de votre espace client, qui connaît votre type de ligne. Conditionnel veut dire que votre téléphone sonne d’abord, chez vous : si vous décrochez, l’appel est à vous et votre assistante n’intervient pas. Elle ne prend que ce que vous n’avez pas pris.

Et voici le point le plus important de cette page : cette manipulation n’est pas la même pour tout le monde. Elle dépend du type de ligne que vos clients composent, un mobile ou un fixe, et de votre opérateur. C’est pourquoi elle n’est pas écrite ici mais donnée par votre espace client, sur l’écran intitulé « Brancher votre ligne sur Appellia », à l’adresse /dashboard. Vous y répondez à deux questions, mobile ou fixe puis quel opérateur, et l’écran affiche la manipulation qui vous concerne, le point d’attention propre à votre opérateur, et ce que ce renvoi vous coûte chez lui.

Voici ce qui change d’une ligne à l’autre, pour que vous sachiez à quoi vous attendre avant d’ouvrir cet écran.

Avant de poser le renvoi : notez votre configuration actuelle

Avant de changer quoi que ce soit, relevez et notez le numéro de votre messagerie vocale. C’est lui qui devient votre bouton d’arrêt : le reposer rend vos appels à votre messagerie, exactement comme ils y allaient avant. Personne d’autre que votre propre ligne ne peut vous le donner de façon sûre.

La méthode qui fonctionne partout passe par les réglages de votre téléphone : ouvrez-les, cherchez « transfert d’appel », ouvrez le résultat et patientez le temps de la recherche réseau. Les trois lignes affichées portent le numéro de votre messagerie actuelle. Gardez-en une photo.

Il existe un raccourci, le code *#004#, qui affiche la même chose plus vite. Mais il ne fonctionne pas chez tous les opérateurs : si rien ne s’affiche, ce n’est pas une panne, passez par les réglages. Sur un mobile, revenir en arrière consiste ensuite à reposer le numéro noté avec **004*<numéro noté>#, en remplaçant la partie entre chevrons. Sur une ligne fixe, la manipulation d’arrêt dépend de l’opérateur, et selon lui le numéro enregistré peut être effacé : là encore, c’est l’écran de votre espace client qui vous donne la vôtre.

Le code d’activation, lui, n’est écrit nulle part dans ce guide, et c’est volontaire : il se construit à partir du numéro Appellia qui vous a été attribué, donc il est différent pour chaque client. Votre espace client vous le donne, déjà assemblé, prêt à composer. Recopier un code trouvé ailleurs renverrait vos appels vers la ligne de quelqu’un d’autre.

Quand c’est fait, faites le seul contrôle qui prouve vraiment quelque chose : depuis un autre téléphone, appelez votre numéro habituel et laissez sonner sans décrocher. Votre assistante doit répondre. Cela prend trente secondes.

Les premiers jours : ce qui vous est rappelé

Trois jours après l’attribution de votre ligne, vous recevez un email de bilan de démarrage. Il ne parle que de vos réglages : au plus trois choses à compléter, chacune avec ce que votre assistante fera tant qu’elle n’est pas réglée, et le lien vers le bon champ. Si tout est déjà réglé, vous ne recevez rien.

Entre-temps, l’encadré « Où en est » de l’écran Agent IA dit la même chose, à jour à chaque visite. C’est lui qu’il faut regarder en premier si vous vous demandez ce qu’il reste à faire.

Les écrans qu’on consulte sans les régler

• Appels & CRM : un contact, une fiche, avec tout son historique. La liste sert à lire, le pipeline à faire avancer. Un appel se raye quand vous l’avez traité.
• Numéros bloqués : les appels venant de ces numéros ne sont pas pris. L’écran vous propose aussi les numéros qui ressemblent à du démarchage, avec la transcription quand il y en a une, et vous pouvez répondre que ce n’en est pas.
• Reporting : le bilan de votre semaine, contact par contact, avec ce qui reste à faire et des recommandations cliquables. Vous choisissez le jour et l’heure d’envoi, ou vous demandez le bilan tout de suite.
• Corbeille : les appels et contacts supprimés y restent 30 jours, puis sont effacés définitivement. Supprimer un contact emporte tout son historique.

Les erreurs qui reviennent le plus souvent

• Oublier d’enregistrer l’écran Agent IA. Les modifications ne sont pas prises tant que le bouton n’a pas été cliqué, et un rappel s’affiche.
• Laisser la fiche préparée par l’IA telle quelle. Elle est un point de départ correct, pas votre entreprise : c’est la relecture qui la rend juste.
• Mettre son propre mobile en numéro de transfert alors que c’est la ligne renvoyée vers Appellia. La saisie le refuse, et c’est une protection, pas un bug.
• Fermer tous les jours dans les horaires. Aucun créneau ne peut alors être proposé.
• Attendre des appels sans avoir posé le renvoi. Tant que le renvoi n’est pas en place, la configuration est complète mais aucun appel n’arrive.
• Ne pas avoir noté son numéro de messagerie avant de poser le renvoi. Cela ne casse rien, mais cela complique le retour en arrière.
• Appliquer sur une ligne fixe une manipulation trouvée pour un mobile. Les deux ne suivent pas la même norme : le renvoi s’enregistre, l’opérateur confirme, et il ne se déclenche jamais.

Si vous lisez ce guide par l’intermédiaire d’une IA

Ce guide est écrit pour pouvoir être suivi par un assistant d’intelligence artificielle qui accompagne un utilisateur, écran par écran. Voici ce qui rend cet accompagnement utile plutôt qu’approximatif.

• Demandez d’abord son métier et s’il reçoit des rendez-vous : ces deux réponses changent la moitié des réglages qui suivent.
• Suivez l’ordre des six étapes de ce guide, et une étape à la fois. Les écrans se lisent de haut en bas.
• Demandez-lui s’il a un site internet. Si oui, commencez l’écran Agent IA par le panneau qui le lit, puis faites-lui relire chaque proposition avant de cliquer sur Reporter dans mes réglages, et enfin sur Enregistrer.
• Appuyez-vous sur l’encadré « Où en est », en haut de l’écran Agent IA : il liste ce qui manque encore, et ses liens Compléter mènent au bon champ.
• Nommez les boutons et les champs par leur libellé exact, tel qu’il est écrit ici : l’utilisateur a l’écran sous les yeux et cherche le mot, pas la description.
• N’inventez aucun réglage qui ne figure pas dans ce guide, et surtout aucune manipulation de téléphonie. Elle dépend du type de ligne et de l’opérateur, et une manipulation fausse ne produit pas une erreur visible : elle produit un utilisateur qui se croit en service et ne l’est pas. Renvoyez-le vers l’écran « Brancher votre ligne sur Appellia », à l’adresse /dashboard, qui lui pose les deux questions et affiche la sienne.
• Le code d’activation du renvoi dépend du numéro attribué à cet utilisateur : il n’existe que dans son espace client, et aucun code générique ne peut le remplacer.
• Rappelez la dernière étape, celle du téléphone. C’est celle qu’on oublie, et sans elle rien n’arrive.
• Dites que les tarifs se lisent sur la page des tarifs du site, jamais de mémoire.

Ce que ce guide ne dit pas

Il ne remplace pas un essai. Ce qui décide vraiment, c’est le premier appel réel que vous passez à votre propre numéro pour entendre ce que votre assistante répond, et ce que vous recevez ensuite par email.

Il ne décrit pas les écrans que vous ne verrez pas, comme ceux réservés à l’administration. Et il décrit l’application telle qu’elle est à la date de publication indiquée en haut de cette page : si un écran a changé depuis, c’est l’écran qui a raison, pas ce texte.

Questions fréquentes

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Sources

• Appellia, playlist vidéo « Bien démarrer avec Appellia » (vérifiée le 20 septembre 2026)