Qui répond au téléphone pendant vos congés ? Le message, le confrère ou l'assistante
Par Bruno Vigné, fondateur d'Appellia · Publié le
Pendant les congés d'une petite entreprise, trois solutions existent : un message de répondeur qui annonce la date de retour, un confrère qui prend les urgences, ou une assistante qui décroche, dit que vous êtes en congé, note chaque demande et prend des rendez-vous pour votre retour. Aucune n'est parfaite ; la bonne dépend de vos clients et de vos urgences.
Partir en congés quand on dirige une petite entreprise, c'est toujours le même dilemme : couper le téléphone et risquer de perdre des clients, ou le garder et ne jamais vraiment partir. Les appels, eux, ne s'arrêtent pas pendant trois semaines.
Cet article compare les trois façons de tenir le téléphone pendant vos congés, dit ce que chacune tient vraiment, et ce qu'aucune ne règle.
Le dilemme des congés
Un client qui appelle pendant vos congés ne sait pas que vous êtes absent. S'il tombe sur une sonnerie dans le vide, il conclut que vous ne répondez jamais. S'il tombe sur votre messagerie pleine, il appelle un concurrent. Et si vous répondez vous-même depuis la plage, vous n'êtes pas en congés.
Trois solutions, et ce que chacune tient
- Le message de congés : il annonce votre date de retour et, s'il y en a une, une voie pour les urgences. C'est gratuit, et c'est déjà beaucoup. Mais beaucoup d'appelants ne laissent pas de message, et vous trouvez à votre retour une messagerie à réécouter.
- Le confrère pour les urgences : vous donnez son numéro, il prend ce qui ne peut pas attendre. C'est rassurant pour vos clients, à condition d'en avoir parlé avec lui, et en sachant que certains clients restent chez celui qui les a dépannés.
- L'assistante qui décroche : elle dit que vous êtes en congé jusqu'à votre date de retour, note chaque demande, prend des rendez-vous pour votre retour si votre agenda est connecté, et transfère une urgence vers le numéro que vous avez choisi.
Ce que l'assistante dit pendant vos congés
Ce qu'elle dit, c'est vous qui l'écrivez dans ses consignes avant de partir : la date de votre retour, ce qu'elle répond à une urgence, le nom d'un confrère si vous en avez convenu avec lui. Elle ne promet pas d'intervention avant votre retour, et ne propose que les créneaux que vous avez ouverts dans votre agenda, par exemple les premiers jours de votre retour.
Rien à faire sur le téléphone
Si vous utilisez déjà une assistante par renvoi conditionnel, rien ne change : le renvoi prend aussi les appels quand votre téléphone est éteint. Vous pouvez donc l'éteindre et partir. Si vous répondez vous-même un jour, c'est vous, comme d'habitude : décrocher reste l'interrupteur.
Lire, ou ne pas lire, pendant vos congés
Chaque appel produit un compte rendu écrit envoyé par email. Vous pouvez ne rien lire pendant vos congés : tout vous attend, classé, à votre retour. Ou jeter un œil une fois par jour aux seuls appels marqués comme prioritaires. C'est votre choix, pas une obligation.
Ce qu'aucune solution ne règle
Aucune ne fait le travail à votre place : un chantier ne démarre pas, une réparation ne se fait pas pendant vos congés. Et les minutes utilisées par l'assistante pendant ces semaines comptent comme les autres : si vos congés tombent pendant votre saison haute, regardez votre forfait avant de partir.
Au retour
Au lieu d'une messagerie à réécouter, vous retrouvez une liste de demandes avec, pour chacune, qui appelait, pour quoi, et les coordonnées ; les rendez-vous de votre retour sont déjà dans l'agenda. Vous rappelez dans l'ordre qui compte.
Comment Appellia se place
Appellia est un standard téléphonique IA pour les TPE et PME françaises. Son assistante décroche quand vous ne le faites pas, à toute heure, se présente comme une intelligence artificielle dès la première phrase, prend le rendez-vous si votre agenda Google est connecté, transfère les urgences selon vos règles, et vous envoie un compte rendu écrit après chaque appel. Si un bon message de congés vous suffit, gardez-le : cet article aura fait son travail.
Questions fréquentes
Que dit l'assistante à un client pendant mes congés ?
Ce que vous avez écrit dans ses consignes : votre date de retour, ce qu'elle fait d'une urgence, et éventuellement le nom d'un confrère. Elle note la demande et les coordonnées.
Peut-elle prendre des rendez-vous pour mon retour ?
Oui, si votre agenda Google est connecté et que vous avez ouvert des créneaux après votre retour.
Faut-il toucher au renvoi d'appel avant de partir ?
Non. Le renvoi conditionnel prend aussi les appels quand votre téléphone est éteint : vous pouvez l'éteindre et partir.
Et les urgences ?
Vos consignes peuvent prévoir un transfert vers le numéro de votre choix, celui d'un confrère par exemple, si vous en avez convenu avec lui.
Les appels pendant mes congés comptent-ils dans mon forfait ?
Oui, comme les autres. Si vos congés tombent en saison haute, regardez votre forfait avant de partir.
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