Secrétariat téléphonique IA pour commissaire de justice : l'appel de celui qui a reçu un acte

L'appel de celui qui a reçu un acte

La personne qui appelle tient un document à la main. Elle est inquiète, parfois en colère, et elle veut parler à quelqu'un. Si personne ne décroche, elle rappelle, encore et encore, ou elle reste seule avec son inquiétude.

L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : votre téléphone sonne toujours en premier. Quand l'étude est occupée, elle décroche, écoute sans commenter, note la référence inscrite sur le document et le numéro où rappeler, et dit que l'étude rappellera.

Ce qu'elle ne fait pas, et ne doit pas faire

Elle ne discute jamais du fond : ni la somme, ni un délai, ni un arrangement, ni un recours. Elle ne connaît pas vos dossiers, et ce qu'ils contiennent relève du secret professionnel de l'étude. Elle ne donne aucun avis juridique et ne prend aucun engagement au nom de l'étude.

Elle s'en tient à l'accueil, avec calme : elle identifie l'appelant, note sa demande avec ses mots, et prépare le rappel.

Le créancier et la demande de constat

L'assistante demande d'abord qui appelle et pour quoi, puis range l'appel dans la bonne case.

• Le créancier : une entreprise ou un particulier qui veut confier un recouvrement. La suite, c'est un rappel par l'étude.
• La demande de constat : un état des lieux, un constat de travaux, un constat de voisinage. La suite, c'est un rendez-vous, si votre agenda Google est connecté.

Ce qu'elle note

• Qui appelle : la personne qui a reçu un acte, un créancier, un avocat, un particulier qui veut un constat.
• La référence inscrite sur le document, si l'appelant l'a sous les yeux.
• L'objet de l'appel, avec les mots de l'appelant.
• Pour un constat : le lieu, l'objet et les disponibilités.
• Le nom et le bon numéro pour rappeler.

Le constat, posé dans votre agenda

Si votre agenda Google est connecté, l'assistante propose un créneau de constat réellement libre parmi ceux que vous lui avez ouverts. Sans agenda, elle prend un message précis, et c'est l'étude qui rappelle.

Ce que reçoit l'étude

Après chaque appel, un compte rendu écrit arrive par email : le résumé, les coordonnées, la transcription et un niveau de priorité. L'étude voit les rappels à faire avec la référence de chaque dossier, les demandes de constat et les nouveaux mandats, sans avoir à écouter une messagerie saturée.

Appellia pour les commissaires de justice

Appellia est un secrétariat téléphonique IA pour les TPE et PME françaises. Son assistante décroche en français quand vous ne le faites pas, à toute heure, se présente comme une intelligence artificielle dès la première phrase, prend le rendez-vous si votre agenda Google est connecté, et vous envoie un compte rendu écrit après chaque appel. Elle s'installe par un renvoi conditionnel, sans changer de numéro.

Par où commencer

1. Écrire dans les consignes ce qu'elle dit à une personne qui a reçu un acte : l'étude rappelle.
2. Écrire qu'elle ne discute d'aucune somme, d'aucun délai ni d'aucun arrangement.
3. Connecter votre agenda et ouvrir les créneaux de constat qu'elle peut proposer.
4. Poser le renvoi d'appel conditionnel depuis l'écran de votre espace client, qui connaît votre type de ligne.

Questions fréquentes

Le guide complet

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  Ce qu'est une réceptionniste IA, comment elle répond aux appels, ce qu'elle sait faire et ce qu'elle ne fera jamais, et pour qui elle a du sens.

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