Standard téléphonique IA pour traiteur : les mains en cuisine, l'événement au téléphone

Par Bruno Vigné, fondateur d'Appellia · Publié le

Un traiteur est en cuisine ou en service sur un événement quand le téléphone sonne. Un standard téléphonique IA décroche à sa place, note la date, le lieu, le nombre de convives, la prestation et les contraintes alimentaires signalées, propose un rendez-vous de rencontre ou de dégustation si l'agenda est connecté, et ne garantit jamais qu'un plat convient à une allergie.

Le métier de traiteur se fait sur deux terrains : la cuisine, où l'on prépare, et l'événement, où l'on sert. Un samedi de mariage, toute l'équipe est sur place, en tenue, et le téléphone de l'entreprise sonne dans une camionnette.

Or les demandes de devis arrivent justement ces jours-là, et elles portent sur des moments importants pour ceux qui les organisent. Cet article explique comment un standard téléphonique IA prend ces appels, ce qu'il doit demander, et ce qu'il ne doit jamais promettre.

En cuisine ou en service, le téléphone attend

En cuisine, les mains sont prises et le temps compte. En service, on est devant les invités de quelqu'un d'autre. Dans les deux cas, décrocher n'est pas possible, et la personne qui appelait pour son propre événement essaie le traiteur suivant.

L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : votre téléphone sonne toujours en premier. Pendant un service, elle répond, et vous lisez les demandes une fois les plateaux rangés.

Une demande de devis tient en cinq informations

Une demande de traiteur repose sur quelques éléments que le client connaît presque toujours : la date, le lieu, le nombre de convives, la prestation voulue (cocktail, buffet, repas servi, plateaux) et l'occasion. Avec eux, vous savez avant de rappeler si la date est possible et si l'événement est pour vous.

Ce qu'elle note

Les allergies : noter, jamais garantir

Un client signale souvent une allergie ou un régime pour quelques invités. L'assistante le note mot pour mot, avec le nombre d'invités concernés et sans demander leur nom, pour que vous l'ayez sous les yeux en préparant le devis.

Elle ne dit jamais qu'un plat convient à une allergie : c'est une réponse qui engage votre cuisine, et elle vous revient.

La date : notée, jamais confirmée

L'assistante ne voit ni vos engagements, ni votre équipe, ni votre matériel : elle ne confirme donc pas qu'une date est libre. Elle la note, et c'est vous qui répondez. Si votre agenda Google est connecté, elle peut en revanche proposer un rendez-vous de rencontre ou de dégustation, parmi les créneaux que vous lui avez ouverts.

Les commandes des fêtes

À l'approche des fêtes, d'autres appels s'ajoutent : une commande de plateaux, un retrait à confirmer, une question sur une commande déjà passée. L'assistante note le nom, la commande concernée et la question, et vous répondez avec votre carnet de commandes sous les yeux. Si vous voulez qu'elle présente votre carte des fêtes, vous l'écrivez dans ses consignes.

Ce qu'elle ne dit jamais

Elle ne donne pas de prix par personne, sauf si vous l'avez écrit vous-même dans ses consignes : un tarif lancé au téléphone devient celui que le client compare. Elle ne garantit ni un plat, ni une date, ni une quantité, et ne se prononce sur aucune règle d'hygiène.

Ce que vous voulez qu'elle dise de vos menus, de votre zone ou de vos formules, vous l'écrivez dans ses consignes, et elle s'y tient, sans rien inventer.

Ce que vous recevez après le service

Après chaque appel, un compte rendu écrit arrive par email : le résumé, les coordonnées, la transcription et un niveau de priorité. Après le service, vous voyez chaque demande avec sa date, son lieu, ses convives et ses contraintes, et les commandes à confirmer.

Appellia pour les traiteurs

Appellia est un standard téléphonique IA pour les TPE et PME françaises. Son assistante décroche en français quand vous ne le faites pas, à toute heure, se présente comme une intelligence artificielle dès la première phrase, prend le rendez-vous si votre agenda Google est connecté, et vous envoie un compte rendu écrit après chaque appel. Elle s'installe par un renvoi conditionnel, sans changer de numéro.

Par où commencer

  1. Écrire dans les consignes vos prestations, votre zone, et ce qu'elle peut dire de vos tarifs, ou rien du tout.
  2. Écrire ce qu'elle répond à une question sur une allergie : elle note, vous répondez.
  3. Connecter votre agenda et ouvrir les créneaux de rencontre ou de dégustation.
  4. Poser le renvoi d'appel conditionnel depuis l'écran de votre espace client, qui connaît votre type de ligne.

Questions fréquentes

Et si je décroche moi-même ?

Vous parlez à votre client, comme avant. L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : occupé, sans réponse ou injoignable.

Peut-elle dire si une date est disponible ?

Non : elle ne voit ni votre équipe ni vos engagements. Elle note la date demandée, et vous répondez en rappelant.

Que fait-elle d'une allergie signalée ?

Elle la note mot pour mot, avec le nombre d'invités concernés, sans demander leur nom. Elle ne garantit jamais qu'un plat convient : c'est vous qui répondez.

Peut-elle donner un prix par personne ?

Seulement si vous l'avez écrit vous-même dans ses consignes. Sinon, elle indique que vous préciserez le prix dans votre devis.

Peut-elle prendre un rendez-vous de dégustation ?

Oui, si votre agenda Google est connecté : elle propose un créneau réellement libre parmi ceux que vous lui avez ouverts.

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