Secrétariat téléphonique IA pour notaire : « où en est ma vente ? » sans déranger les clercs
Par Bruno Vigné, fondateur d'Appellia · Publié le
Dans une étude notariale, les appels viennent de clients qui suivent leur vente ou leur succession, d'agences et de banques qui relancent, et de familles endeuillées. Un secrétariat téléphonique IA décroche quand l'accueil est occupé, note le dossier tel que l'appelant le nomme, le clerc concerné et la question, et ne parle jamais d'un dossier ni d'un montant.
Une étude notariale reçoit des appels toute la journée, et la plupart portent sur un dossier en cours : une vente qui avance, un prêt qui tarde, une succession qui s'ouvre. Les clercs sont en rendez-vous de signature, l'accueil est au téléphone avec quelqu'un d'autre, et la ligne suivante sonne.
Cet article décrit ce qu'un secrétariat téléphonique par intelligence artificielle change pour une étude : ce qu'il prend en charge, et surtout ce qu'il ne touche jamais.
« Où en est ma vente ? »
C'est l'appel le plus fréquent d'une étude. Le vendeur, l'acquéreur, l'agence, parfois la banque : chacun veut savoir où en est le dossier, et chacun demande le clerc qui le suit. Répondre à chacun, c'est interrompre une signature ou une rédaction d'acte ; ne pas répondre, c'est laisser un client inquiet.
L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : votre téléphone sonne toujours en premier. Quand l'accueil est occupé, elle décroche, note le dossier tel que l'appelant le nomme et le clerc concerné, et le compte rendu arrive au bon destinataire.
Ce qu'elle ne fait pas, et ne doit pas faire
Elle ne parle d'aucun dossier : ni de son avancement, ni d'une date de signature, ni d'un montant de frais ou de droits. Elle ne connaît pas vos dossiers, et ce qu'ils contiennent relève du secret professionnel de l'étude. Elle ne donne aucun avis juridique, même général.
Elle s'en tient à l'accueil : elle identifie l'appelant, note sa question avec ses mots, et prépare le rappel de la bonne personne.
La succession, avec sobriété
Une famille qui appelle pour ouvrir une succession vient souvent de perdre un proche. L'assistante reste brève : elle note qui appelle, le nom du défunt tel que la famille le donne, et le numéro où la rappeler, sans rien demander d'autre. Si vous préférez que ces appels vous soient transférés, vos consignes peuvent le prévoir.
Ce qu'elle note
- Qui appelle : un client, une agence, une banque, un confrère, une famille.
- Le dossier, tel que l'appelant le nomme (un nom, une adresse de bien), et le clerc qui le suit.
- L'objet de l'appel, avec les mots de l'appelant.
- L'urgence ressentie, et le moment où l'appelant peut être joint.
- Le nom et le bon numéro pour rappeler.
Le premier rendez-vous
Pour une personne qui n'est pas encore cliente (un projet d'achat, une donation, un contrat de mariage), l'assistante peut proposer un premier rendez-vous réellement libre, si votre agenda Google est connecté et parmi les créneaux que vous lui avez ouverts. Les rendez-vous de signature, qui réunissent plusieurs parties, restent fixés par l'étude.
Ce que reçoit l'étude
Après chaque appel, un compte rendu écrit arrive par email : le résumé, les coordonnées, la transcription et un niveau de priorité. Chaque clerc voit les appels de ses dossiers, et l'accueil n'a plus à retranscrire des messages à la main.
Appellia pour les études notariales
Appellia est un secrétariat téléphonique IA pour les TPE et PME françaises. Son assistante décroche en français quand vous ne le faites pas, à toute heure, se présente comme une intelligence artificielle dès la première phrase, prend le rendez-vous si votre agenda Google est connecté, et vous envoie un compte rendu écrit après chaque appel. Elle s'installe par un renvoi conditionnel, sans changer de numéro.
Par où commencer
- Écrire dans les consignes les noms des clercs et des notaires, et ce qu'elle dit de l'organisation de l'étude.
- Écrire qu'elle ne parle d'aucun dossier ni d'aucun montant, et note seulement la question.
- Décider si les appels pour une succession vous sont transférés.
- Poser le renvoi d'appel conditionnel depuis l'écran de votre espace client, qui connaît votre type de ligne.
Questions fréquentes
L'assistante peut-elle dire à un client où en est sa vente ?
Non. Elle ne connaît pas vos dossiers et n'en parle pas. Elle note la question et le clerc concerné, pour qu'il rappelle.
Peut-elle donner le montant des frais ?
Non, jamais : un montant dépend du dossier, et il se donne par l'étude. Elle note la question.
Comment accueille-t-elle une famille pour une succession ?
Avec sobriété : elle note qui appelle, le nom du défunt et le numéro de rappel, sans rien demander d'autre. Vos consignes peuvent prévoir un transfert.
Peut-elle fixer un rendez-vous de signature ?
Non : une signature réunit plusieurs parties et se fixe par l'étude. Elle peut en revanche proposer un premier rendez-vous si votre agenda est connecté.
L'étude garde-t-elle son numéro ?
Oui. L'assistante s'installe par un renvoi conditionnel : votre numéro ne change pas, et elle ne prend que les appels que personne ne prend.
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