Standard téléphonique IA pour contrôle technique : le rendez-vous et la contre-visite

Par Bruno Vigné, fondateur d'Appellia · Publié le

Dans un centre de contrôle technique, presque tous les appels demandent un rendez-vous, et le contrôleur est sous un véhicule quand ils arrivent. Un standard téléphonique IA décroche à sa place, note le véhicule, le type de visite et la date souhaitée, pose le rendez-vous si l'agenda est connecté, et ne se prononce jamais sur un défaut ni sur une échéance.

Un centre de contrôle technique tourne sur un planning serré : un véhicule sur la ligne, le suivant qui attend, le contrôleur qui passe de l'écran à la fosse. Quand le centre est tenu par une ou deux personnes, le téléphone sonne pendant un contrôle, et personne ne peut le lâcher pour décrocher.

Or ces appels sont presque tous des rendez-vous, donc des prestations qui partent chez le centre voisin. Cet article explique comment un standard téléphonique IA les prend, ce qu'il doit demander, et ce qu'il ne doit jamais dire à un automobiliste inquiet.

Presque chaque appel est un rendez-vous

Un garage reçoit des demandes de nouvelles ; un centre de contrôle technique reçoit des demandes de créneau. « Je voudrais faire contrôler ma voiture », « c'est pour une contre-visite », « est-ce que je peux venir sans rendez-vous ? ». Ce sont des appels courts, répétitifs, et chacun est une prestation.

L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : votre téléphone sonne toujours en premier. Pendant un contrôle, elle répond, et le client raccroche avec un créneau ou la certitude d'être rappelé.

Le rendez-vous, posé dans votre agenda

Si votre agenda Google est connecté, l'assistante propose un créneau réellement libre parmi ceux que vous lui avez ouverts, et le pose. Si vos rendez-vous vivent dans un logiciel de réservation qu'elle ne voit pas, elle prend un message précis et c'est vous qui confirmez : elle ne promet jamais un créneau qu'elle n'a pas trouvé libre.

Les créneaux se règlent à votre main : les jours, les heures, et ce qu'elle peut proposer ou non.

La contre-visite, un appel à part

Après un contrôle défavorable, le client rappelle pour une contre-visite, souvent pressé, parfois inquiet. L'assistante le reconnaît à sa demande, note le véhicule et la date du premier contrôle, et le compte rendu vous le présente comme une contre-visite.

Le délai dans lequel elle doit se faire, c'est vous qui le connaissez et le rappelez au client : l'assistante ne l'énonce pas.

Ce qu'elle note

Ce qu'elle ne dit jamais

Elle ne dit pas si un défaut entraînera une contre-visite, ni si un véhicule peut encore rouler : cela se constate sur la ligne de contrôle, par vous. Elle ne se prononce sur aucune échéance ni aucune règle ; l'automobiliste qui demande jusqu'à quand il peut rouler est rappelé par vous. Elle ne donne pas vos tarifs, sauf si vous les avez écrits vous-même dans ses consignes.

Si vous voulez qu'elle présente vos horaires, les véhicules que vous contrôlez ou votre accueil sans rendez-vous, vous l'écrivez dans ses consignes, et elle s'y tient, sans rien inventer.

Les annulations et les retards

Un client qui ne pourra pas venir prévient souvent au dernier moment. Une assistante qui décroche prend l'annulation tout de suite, et vous la lisez à temps pour redonner le créneau. Un client en retard est noté avec l'heure d'arrivée qu'il annonce.

Ce que vous recevez entre deux contrôles

Après chaque appel, un compte rendu écrit arrive par email : le résumé, les coordonnées, la transcription et un niveau de priorité. Entre deux contrôles, vous voyez les rendez-vous posés, les contre-visites à caser, les annulations et les questions auxquelles vous répondrez vous-même.

Appellia pour les centres de contrôle technique

Appellia est un standard téléphonique IA pour les TPE et PME françaises. Son assistante décroche en français quand vous ne le faites pas, à toute heure, se présente comme une intelligence artificielle dès la première phrase, prend le rendez-vous si votre agenda Google est connecté, et vous envoie un compte rendu écrit après chaque appel. Elle s'installe par un renvoi conditionnel, sans changer de numéro.

Par où commencer

  1. Écrire dans les consignes vos horaires, les véhicules que vous contrôlez, et ce qu'elle peut dire de vos tarifs, ou rien du tout.
  2. Connecter votre agenda et ouvrir les créneaux de contrôle et de contre-visite qu'elle peut proposer.
  3. Écrire ce qu'elle répond à une question sur une échéance : vous rappelez.
  4. Poser le renvoi d'appel conditionnel depuis l'écran de votre espace client, qui connaît votre type de ligne.

Questions fréquentes

Et si je décroche moi-même ?

Vous parlez à votre client, comme avant. L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : occupé, sans réponse ou injoignable.

Peut-elle poser un rendez-vous de contrôle ?

Oui, si votre agenda Google est connecté : elle propose un créneau réellement libre parmi ceux que vous lui avez ouverts. Sinon, elle prend un message pour que vous confirmiez.

Que fait-elle d'une contre-visite ?

Elle note le véhicule et la date du premier contrôle, et le compte rendu vous la présente comme une contre-visite. Le délai, c'est vous qui le rappelez au client.

Peut-elle dire à un client si sa voiture passera le contrôle ?

Non : cela se constate sur la ligne de contrôle. Elle note la question, et vous répondez.

Peut-elle donner vos tarifs ?

Seulement si vous les avez écrits vous-même dans ses consignes. Sinon, elle indique que vous préciserez le tarif en rappelant.

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