Standard téléphonique IA pour entreprise de nettoyage : le prospect, le client et le candidat

Par Bruno Vigné, fondateur d'Appellia · Publié le

Une entreprise de nettoyage travaille quand ses clients sont absents, tôt le matin ou le soir, et son gérant passe la journée entre deux sites. Un standard téléphonique IA décroche à sa place, sépare le prospect qui veut un devis, le client sous contrat qui signale un oubli et le candidat qui cherche un poste, note l'essentiel, et ne promet ni prix ni délai.

Dans une entreprise de nettoyage, le travail se fait à contretemps : les bureaux se nettoient avant l'arrivée des salariés ou après leur départ, les parties communes quand les résidents dorment encore. Le gérant, lui, passe la journée sur la route, entre une remise en état, une visite de devis et un site à contrôler.

Le téléphone sonne pendant tout cela, et les appels sont de natures très différentes. Cet article explique comment un standard téléphonique IA les prend, les sépare, et ce qu'il ne doit jamais promettre.

Le gérant sur la route, les équipes sur site

Au volant entre deux sites, en visite chez un prospect, en contrôle qualité dans des bureaux : le gérant d'une entreprise de nettoyage décroche rarement au bon moment. Et le bureau, quand il existe, n'est pas ouvert aux heures où travaillent les équipes.

L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : votre téléphone sonne toujours en premier. Quand vous ne pouvez pas répondre, elle décroche, à toute heure, et vous lisez l'appel à votre prochain arrêt.

Trois appels, trois suites

L'assistante demande d'abord qui appelle et pour quoi, puis range l'appel dans la bonne case. Le compte rendu vous le dit dès la première ligne.

Le client qui signale un oubli

C'est l'appel le plus précieux, parce qu'il protège un contrat. Un client qui signale un oubli et tombe sur une messagerie en compte un deuxième : celui de sa remarque. Avec une assistante qui décroche, la remarque est prise tout de suite, avec le site, l'endroit et ce qui manque, et vous pouvez corriger dès le passage suivant.

L'agent absent au petit matin

Un agent qui ne pourra pas assurer son passage appelle parfois très tôt. S'il tombe sur l'assistante, elle note son nom, le site et l'heure, et, si vous l'avez prévu dans ses consignes, transfère l'appel vers le responsable d'astreinte, pour qu'un remplacement s'organise avant l'ouverture du site.

Ce qu'elle note

Ce qu'elle ne dit jamais

Elle ne donne pas de prix, même approximatif : un contrat de nettoyage se chiffre sur la surface, la fréquence et le site, après une visite. Elle ne promet ni délai d'intervention ni passage supplémentaire que vous n'avez pas décidé. Elle ne dit rien d'une embauche : elle transmet la candidature comme vous l'avez prévu.

Si vous voulez qu'elle présente vos prestations, votre zone ou la façon de postuler, vous l'écrivez dans ses consignes, et elle s'y tient, sans rien inventer.

La visite de devis, dans votre agenda

Si votre agenda Google est connecté, l'assistante propose un créneau de visite réellement libre parmi ceux que vous lui avez ouverts, et le prospect raccroche avec une date. Sans agenda, elle prend un message précis, et c'est vous qui rappelez.

Ce que vous recevez entre deux sites

Après chaque appel, un compte rendu écrit arrive par email : le résumé, les coordonnées, la transcription et un niveau de priorité. Entre deux sites, vous voyez les remarques de vos clients à traiter d'abord, puis les devis à préparer et les candidatures.

Appellia pour les entreprises de nettoyage

Appellia est un standard téléphonique IA pour les TPE et PME françaises. Son assistante décroche en français quand vous ne le faites pas, à toute heure, se présente comme une intelligence artificielle dès la première phrase, prend le rendez-vous si votre agenda Google est connecté, transfère les appels selon vos règles, et vous envoie un compte rendu écrit après chaque appel. Elle s'installe par un renvoi conditionnel, sans changer de numéro.

Par où commencer

  1. Écrire dans les consignes vos prestations, votre zone, et ce qu'elle dit aux candidats.
  2. Choisir vers quel numéro transférer l'appel d'un agent absent ou d'un client pressé.
  3. Connecter votre agenda et ouvrir les créneaux de visite qu'elle peut proposer.
  4. Poser le renvoi d'appel conditionnel depuis l'écran de votre espace client, qui connaît votre type de ligne.

Questions fréquentes

Et si je décroche moi-même ?

Vous parlez à votre client, comme avant. L'assistante ne prend que les appels que vous ne prenez pas : occupé, sans réponse ou injoignable.

Peut-elle faire un devis ?

Non : un contrat se chiffre après une visite. Elle note le site, sa taille et la fréquence souhaitée, et propose une visite si votre agenda est connecté.

Que fait-elle d'une remarque d'un client ?

Elle la note tout de suite, avec le site, l'endroit et ce qui manque, et le compte rendu vous la présente comme une remarque de client.

Répond-elle aux candidats ?

Oui, comme vous l'avez prévu dans ses consignes : elle indique où envoyer une candidature, ou note le nom et le numéro pour un rappel.

Peut-elle prévenir le responsable quand un agent est absent ?

Si vos consignes le prévoient, elle transfère l'appel vers le responsable d'astreinte. Sinon, elle note le nom, le site et l'heure dans le compte rendu.

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